LE MÉTIER

Le chargé d’accueil et de gestion administrative (CADGA) occupe une fonction charnière entre l’accueil et la gestion administrative d’une structure. Premier interlocuteur des visiteurs et des correspondants, il véhicule l’image de l’organisation et facilite son fonctionnement au quotidien. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.

Son activité se répartit entre deux domaines complémentaires :

• En front office, il assure l’accueil physique et téléphonique : il identifie les besoins de ses interlocuteurs, les informe et les oriente. Il gère les accès des visiteurs, veille aux conditions d’accueil des personnes en situation de handicap et enregistre les échanges dans les outils de la structure.
• En back office, il prend en charge les activités administratives courantes : production et mise en forme de documents professionnels, gestion des rendez-vous et des agendas, classement et archivage, vérification et suivi des dossiers, gestion des commandes.
• Il traite également les réclamations et litiges de premier niveau, dans les limites de responsabilité qui lui sont fixées.

Le chargé d’accueil et de gestion administrative exerce sous la responsabilité de sa hiérarchie, en relation avec les services internes comme avec les interlocuteurs externes — clients, usagers, fournisseurs, partenaires. Il travaille de façon autonome dans le cadre des procédures établies et résout les difficultés courantes. Il organise son travail en fonction des priorités, adapte sa communication à la diversité de ses interlocuteurs et respecte strictement les règles de confidentialité.

L’emploi s’exerce principalement en position sédentaire, dans un espace d’accueil ou au sein d’un service administratif. Il suppose des contacts fréquents, en face à face, à distance ou par téléphone. Les horaires peuvent varier selon l’activité de la structure et comporter des renforts en période de forte affluence.

La simultanéité des tâches — accueil des visiteurs, appels téléphoniques et traitement administratif — exige une réelle capacité d’organisation et de maîtrise de soi, dans une posture de service. L’utilisation quotidienne d’outils de gestion de la relation client (CRM), de progiciels de gestion intégrés (ERP) et de systèmes de gestion documentaire implique une actualisation constante des compétences liées aux évolutions technologiques. Le métier intègre enfin des pratiques écoresponsables dans le traitement et la conservation des documents.